Tietosuojaseloste
Postin sisäpiirihallinnon rekisteri
Henkilötietojen käsittelystä Postin sisäpiirihallinnon rekisterissä vastaa Posti Group Oyj
Posti Group Oyj (y-tunnus: 1531864-4)
PL 1, 00011 POSTI
Käyntiosoite: Postintaival 7 A, Helsinki
Puh. 020 4511
Tietosuojavastaava: tietosuoja@posti.com
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Posti Group Oyj:n sisäpiirihallinnon rekisterissä ylläpidetään tietoja Euroopan unionin markkinoiden väärinkäyttöasetuksessa tarkoitetuista johtohenkilöistä, heidän lähipiiristään sekä liiketoimistaan.
Rekisterin tarkoituksena on markkinoiden väärinkäytöstä annetun asetuksen ((EU) 596/2014) 19 artiklan mukaisen johtohenkilöiden ja heidän lähipiirinsä liiketoimia koskevan sääntelyn noudattaminen. Tietojen käsittelyn perusteena on siten Postin lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen.
Sisäpiirihallinnon rekisterissä käsiteltävät tiedot ja niiden säilytysaika
Johtohenkilöiden ja lähipiirin osalta rekisteriin merkitään seuraavat tiedot:
- Johtohenkilön asema
- Lähipiiriläisen osalta lähipiiriläisyyden peruste
- Luonnollisen tai oikeushenkilön nimi, yksilöivä tunniste jos toimitettu (syntymäaika, y-tunnus)
- Johto- tai lähipiirisuhteen alkamispäivä
- Yhteystiedot (puhelin, sähköposti, postiosoite)
- Rekisteröidyltä vastaanotetut ja julkistetut liiketoimi-ilmoitukset
Sisäpiirihallinnon rekisterin tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoituksien toteuttamiseksi, jollei lainsäädäntö muuta edellytä.
Säännönmukaiset tietolähteet
Johtohenkilö itse ja hänen lähipiirinsä, sekä julkiset tietolähteet, kuten Kaupparekisteri ja Yritystietojärjestelmä.
Turvallinen tietojen luovutus
Tietoja voidaan luovuttaa markkinoiden väärinkäyttöasetuksessa ja sen perusteella annetussa sääntelyssä tarkoitetuille tahoille, joita voivat olla muun muassa EU-alueen laillisuusvalvontaviranomaiset kuten Suomessa Finanssivalvonta sekä Poliisi.
Rekisteristä luovutetaan tietoja Posti Group Oyj:n toimintamaihin EU:n ulkopuolelle säännönmukaisesti. Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista saattaa fyysisesti sijaita ulkopuolisten alihankkijoiden palvelimilla tai laitteistoilla, joista niitä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Kaikissa tilanteissa tietojen luovutuksen ja siirtämisen edellytyksenä on, että tietoja saavat ja käsittelevät tahot ovat solmineet Posti Group Oyj:n kanssa sopimuksen, joka varmistaa tietojen lainmukaisen käsittelyn.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Posti Group Oyj vastaa rekisterissä olevien tietojen luottamuksellisuudesta, käytettävyydestä, eheydestä sekä oikeellisuudesta. Tiedon siirroissa käytetään Posti Group Oyj:n tietoturvaperiaatteiden mukaisia tietoturvallisuusratkaisuja. Tietojen suojauksessa noudatetaan Posti Group -konsernin tietoturvaperiaatteita. Arkaluonteisten tietojen käsittelystä on laadittu erilliset ohjeet.
Rekisteröidyn oikeudet, omien tietojen tarkastus, korjaus ja täydentäminen,
käyttökieltojen antaminen
Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto henkilötietojensa käsittelystä, tarkastaa omat henkilötietonsa ja vaatia epätarkan tai virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä. Rekisteröity voi pyytää henkilötietojen poistamista tai siirtämistä tai vaatia käsittelyn rajoittamista. Kun käsittely perustuu suostumukseen, suostumuksen voi perua milloin tahansa.
Internetissä osoitteessa www.posti.fi/yhteystietoni voi palveluun kirjautuneena tehdä henkilötietojen tarkastuspyynnön.
Tarkastus-, korjaus- ja täydentämispyyntöjä voi tehdä myös käymällä henkilökohtaisesti alussa mainitussa Posti Group Oyj:n osoitteessa tai lähettämällä pyynnön allekirjoitettuna mainittuun osoitteeseen taikka skannattuna sähköpostilla osoitteeseen tietosuoja@posti.com.
Pyynnöt käsitellään tapauskohtaisesti, sillä näiden oikeuksien käyttöön voi liittyä tilanteen ja olosuhteiden vuoksi rajoituksia.
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa rekisteröidyn vakinainen asuinpaikka tai työpaikka on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut (Suomessa Tietosuojavaltuutettu).